Een begroting is een raming van ontvangsten en uitgaven, terwijl de jaarrekeningen de werkelijke ontvangsten weerspiegelen waarvoor een recht is vastgesteld, evenals de uitgaven die daadwerkelijk zijn vastgelegd en aangerekend.
Gemeentelijke boekhouding
De gemeentelijke boekhouding omvat (sinds 1995) twee gescheiden maar elkaar aanvullende luiken:
- de begrotingsboekhouding: een enkelvoudige boekhouding van jaarlijkse ontvangstenstromen (vastgestelde rechten en oninbare vorderingen) en uitgavenstromen (vastleggingen en aanrekeningen). Deze boekhouding leent zich voor een intuïtieve lectuur en wordt wegens haar vlotte leesbaarheid vaker ingekeken door gemeenteraadsleden;
- de algemene boekhouding : een systeem van dubbele boekhouding die voortvloeit uit het systeem dat wordt gebruikt in de privésector, en die de schuld en het vermogen van de gemeente bijhoudt. Deze boekhouding registreert de bewegingen van het vermogen, de kosten en de opbrengsten, maar ook de ingaande en uitgaande kasbewegingen, om de vermogenssituatie weer te geven aan de hand van de balans, en het financieel resultaat te bepalen aan de hand van de resultatenrekening. Ze berust op de algemene en bijzondere rekeningen.
Boekhoudregels laten toe om – via het begrotingsartikel – een link tussen beide vormen van boekhouding te leggen. Vanuit technisch oogpunt wordt de informatorische link tussen beide boekhoudingen via de economische code gelegd. Waar de begroting uitsluitend onder de begrotingsboekhouding ressorteert, valt de jaarrekening zowel onder de begrotingsboekhouding als onder de algemene boekhouding.
De balans
De balans is een momentopname van het vermogen van de gemeente op 31 december van het dienstjaar. Het vermogen omvat alles wat de gemeente bezit (tegoeden en schuldvorderingen) en wat zij verschuldigd is (schulden en verplichtingen).
De balans wordt weergegeven in de vorm van een tabel met twee kolommen:
- de rechterkolom is het passief dat de herkomst aangeeft van de middelen waarover de gemeente beschikt, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen middelen die door derden ter beschikking zijn gesteld (schulden) en eigen middelen van de gemeente (eigen vermogen);
- de linkerkolom is het actief dat informatie verschaft over de aanwending van de financiële middelen. Het actief bestaat uit alle bezittingen en schuldvorderingen van de gemeente.
De actiefrubrieken zijn gerangschikt naar toenemende liquiditeit, de passiefrubrieken naar toenemende opeisbaarheid.
De resultatenrekening
De resultatenrekening omvat alle kosten en opbrengsten van de gemeente tijdens een dienstjaar. Een opbrengst duidt op een verrichting die de gemeente heeft verrijkt. Een kost duidt op een verrichting die de gemeente heeft verarmd.
In de praktijk wordt de resultatenrekening voorgesteld in de vorm van een tabel met twee kolommen: met de kosten in de linkerkolom;en de opbrengsten in de rechterkolom.
Opbrengsten en kosten zijn van drieërlei aard:
- lopende kosten en opbrengsten;
- niet-kaskosten en niet-kasopbrengsten;
- uitzonderlijke kosten en opbrengsten.
Het resultaat van het dienstjaar
Het resultaat van het dienstjaar is de optelsom van het courant resultaat, het niet-kasresultaat en het uitzonderlijk resultaat. Het courant resultaat omvat de belangrijkste vastgestelde rechten en aangerekende uitgaven. Het komt in de buurt van het boekhoudkundig resultaat van de gewone dienst, aangezien de courante opbrengsten en kosten gelijklopen met deze vastgestelde rechten en aanrekeningen in de begrotingsboekhouding. Het maakt echter geen onderscheid tussen de voorgaande boekjaren en het eigen boekjaar van de begrotingsboekhouding.
Het niet-kasresultaat
Het niet-kasresultaat bestaat uit twee belangrijke elementen: om te beginnen een aantal posten voortvloeiend uit de normale wijzigingen van het vermogen tijdens het afgelopen boekjaar (afschrijvingen, jaarlijkse herwaarderingen) en daarnaast rechtzettingen om de impact van bepaalde opbrengsten en kosten op het resultaat van het boekjaar te neutraliseren, zoals rechtzettingen van terugbetalingen van leningen, die in het courant resultaat zijn opgenomen maar die geen vermogensafname inhouden.
Het uitzonderlijk resultaat
Het uitzonderlijk resultaat bestaat hoofdzakelijk uit overdrachten van activa, oninbare vorderingen van de gewone en buitengewone dienst van de begroting, de af- en toename van de reserves.
Algemeen rekeningstelsel
Het algemeen rekeningstelsel is onderverdeeld in klassen:
De balansrekeningen bestaan uit vijf klassen:
| 1. Eigen vermogen, voorzieningen voor risico’s en kosten, schulden op lange termijn |
| 2. Vaste activa |
| 3. Voorraden |
| 4. Rekeningen van derden (vorderingen en schulden op lange termijn) |
| 5. Liquide middelen en geldbeleggingen |
De resultaatrekeningen bestaan uit twee klassen:
| 6. Kosten |
| 7. Opbrengsten |
De algemene rekeningen omvatten uit vijf cijfers.
Een bijzonder kenmerk van de gemeentelijke boekhouding is dat er gewerkt wordt met bijzondere rekeningen. Dit zijn subrekeningen van de algemene rekeningen die verrichtingen detailleren met betrekking tot een goed, een persoon, een kasrekening, een lening, een toelage… Tot slot, en door het verband tussen de algemene boekhouding en de begrotingsboekhouding, komt een economische code overeen met één enkele algemene rekening, terwijl een algemene rekening daarentegen met één of meer economische codes kan overeenstemmen.
Link tussen begrotingsboekhouding en algemene boekhouding
De link tussen de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding komt (via de economische code van het begrotingsartikel) tot stand op het ogenblik van de aanrekening van de uitgave of van het vastgestelde recht van de ontvangst:
- voor de uitgaven is de aanrekening de laatste handeling van de begrotingsboekhouding die in de algemene boekhouding een kost zal genereren; de volgende boekhoudkundige verrichtingen, zoals de betaalbaarstelling van het mandaat en de boeking van het rekeninguittreksel vinden enkel plaats in de algemene boekhouding;
- het creëren van een vastgesteld recht geeft aanleiding tot het boeken van een opbrengst in de algemene boekhouding.