In de gemeenten
Sinds de ordonnantie van 05 maart 2009 mogen de Gemeenteraden de functies van secretaris en van ontvanger zelf definitief of voor een mandaat van 8 jaar toewijzen met een eerste evaluatie door de Gemeenteraad na de eerste 3 jaren.
De gemeentesecretaris
Hij wordt benoemd door de Gemeenteraad, is belast met de algemene leiding van de gemeentelijke diensten en ziet toe op de goede werking en de coördinatie. Hij wordt hierbij soms bijgestaan door een adjunct-gemeentesecretaris.
Tot zijn opdrachten behoren:
- Leiding over, en dagelijks beheer van het personeel
- Voorzitterschap van het directiecomité (= gemeentesecretaris, gemeenteontvanger, HRM en gemeentelijke diensthoofden)
- Voorbereiding en uitvoering – met name in het directiecomité – van de fundamentele beleidslijnen die in de oriëntatienota zijn opgenomen
- Voorbereiding van de dossiers die worden voorgelegd aan de Gemeenteraad en het College
- Opstellen van de notulen van de vergaderingen van het College en van de Raad die hij bijwoont
- Medeondertekening van alle officiële akten die uitgaan van de gemeente
- Juridisch en administratief advies aan de Gemeenteraad en het College
- Invoering van een intern controlesysteem; het opstellen van een ontwerp van organogram en arbeidsreglement, ...
Sinds de hervorming van 2009 beschikt de gemeentesecretaris ook over een persoonlijke macht om lichte disciplinaire sancties te treffen.
De gemeenteontvanger
Hij wordt benoemd door de Gemeenteraad en staat in voor de boekhouding van de gemeente en de jaarrekeningen.
Voorbeelden van zijn opdrachten:
- Inning van de inkomsten van de gemeente
- Invordering van de regelmatige schuldvorderingen
- Betaling van de uitgaven tegen regelmatige bevelschriften
Het is belangrijk te noteren dat deze ambtenaar werkt onder zijn eigen verantwoordelijkheid. Er wordt overigens een borgstelling geëist. De Gemeenteraad bepaalt het bedrag hiervan.
De Directeur Human Resources
De Directeur HR – een nieuwe wettelijke graad die in 2009 werd ingevoerd – is belast met :
- het personeelsmanagement;
- de organisatie van de wervings- en de bevorderingsprocedures van het personeel alsmede van de examens;
- het uitdenken en uitvoeren van omschrijvingen voor typefuncties en de coôrdinatie van het vaststellen van definities voor geïndividualiseerde functies;
- het previsioneel beheer van het personeelsbestand en van de vaardigheden binnen de gemeente alsmede de uitwerking van een opleidingsbeleid voor het personeel;
- de uitwerking van een ontwerp van reglement voor de evaluatie van het personeel, alsook het goed beheer van het evaluatieproces van ieder betrokken personeelslid;
- het beheer van de interne mobiliteit binnen de gemeente;
- het opstellen van jaarverslag ten behoeve van de gemeenteraad betreffende het humanresourcesmanagement in de gemeente.
Hij rapporteert aan zijn directe hiërarchische overste, de gemeentesecretaris.
In de OCMW's
De wet verplicht elk OCMW uitdrukkelijk om te beschikken over een secretaris, een ontvanger en minstens één maatschappelijk werker. Voor het overige komt het aan de OCMW-raad toe om het personeelsbestand vast te leggen.
De OCMW's functioneren dankzij de sociaal assistenten en een omvangrijke groep administratieve krachten, maar zeer vaak ook juristen, informatici, economen, arbeiders enz.
Indien het OCMW ook andere diensten heeft ontwikkeld, zoals een rusthuis, een dagcentrum enz., zal het ook verzorgingspersoneel hebben (verplegend personeel, kinesitherapeuten enz.).
De OCMW-secretaris-generaal
Elk OCMW beschikt over een secretaris-generaal. Zijn essentiële opdrachten zijn:
• hij neemt deel aan de vergaderingen van de raad, het permanent bureau en de bijzondere comités, bereidt de dossiers voor deze instanties voor, waakt over de motivering van beslissingen, de naleving van de wet en de bewaring van de archieven;
• onder het gezag van de voorzitter doet hij vooronderzoek naar dossiers, leidt hij de administratie en is hij personeelshoofd;
• hij ondertekent samen met de voorzitter alle documenten die uitgaan van het centrum (het OCMW is enkel gebonden door de dubbele handtekening van voorzitter en secretaris);
• hij stelt met de verantwoordelijken van de diverse diensten het voorontwerp van begroting op
De OCMW-financieel directeur
Elk OCMW beschikt over een financieel directeur. Deze staat in – onder zijn financiële en persoonlijke verantwoordelijkheid – voor het innen van de inkomsten en het betalen van de uitgaven. Hij is de financiële en budgettaire adviseur van het centrum.
De sociaal werker
Elk OCMW beschikt over minstens 1 sociaal werker.
De sociaal assistent – in de wet sociaal werker genoemd – heeft als opdracht mensen en gezinnen te helpen om kritieke situaties waarin zij verkeren te overwinnen of te verbeteren.
Hiertoe tracht hij in een eerste gesprek inzicht te verwerven in de toestand van de persoon; hij stelt een dossier op, levert documentatie en advies aan het Bijzonder Comité van de Sociale Dienst (het orgaan dat beslist over de bijstandsaanvraag) en zorgt voor de sociale begeleiding.
De beslissingen van het OCMW over de bijstandsaanvragen zijn enkel geldig als ze steunen op de resultaten van een sociaal onderzoek door een sociaal werker.