Onze administratie

Ons personeel: een deskundig en toegewijd team

In 2024 kon Brussel Plaatselijke Besturen rekenen op een stabiel en toegewijd team van 96 personeelsleden. Dit personeelsbestand is al jaren stabiel, vertoont weinig verloop en bestaat uit zeer betrokken werkkrachten. Onze medewerkers zijn vaak experten in hun vakgebied, toegewijd aan hun opdrachten en volledig betrokken bij de goede werking van het bestuur.

Ondanks de wervingsstop kwamen er enkele gerichte versterkingen, met name om te anticiperen op de behoeften verbonden aan de gemeenteraadsverkiezingen van 2024. Zo is een jurist de betrokken teams komen ondersteunen in 2024.

Telewerk - gemiddeld drie dagen per week - blijft stevig verankerd in onze manier van werken. Deze hybride organisatie, in combinatie met het flexdeskprincipe in onze kantoren, werd dit jaar intern geëvalueerd. De resultaten zijn over het algemeen positief: het personeel waardeert de flexibiliteit die deze manier van werken biedt, maar geeft aan ook momenten te willen behouden waarop ze elkaar in het echt kunnen blijven zien. Als reactie hierop zijn concrete acties ondernomen, zoals regelmatig informele evenementen organiseren om de banden aan te halen en de teamcohesie te versterken.

Financiële middelen: navigeren in een krappe context

Brussel Plaatselijke Besturen beheert jaarlijks iets meer dan 900 miljoen euro, ofwel ongeveer 12% van de gewestbegroting.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste begrotingsposten^[1] die het bestuur beheert in het kader van zijn opdrachten om de plaatselijke besturen te financieren en het gewestbeleid uit te voeren.

Ook andere “besparingen” in de regionale context zijn het vermelden waard.

• De bezuinigingen hadden gevolgen voor de investeringssubsidies voor de intercommunales (ongeveer 2 miljoen euro).
• Dit jaar zijn er, in tegenstelling tot 2022 en 2023, geen bijkomende middelen (op het niveau van de algemene financiering) uitgetrokken voor “hoge inflatie”.
• Gelet op de context (verkiezingsdeadlines, bewarende maatregelen, einde van de verschillende driejarige periodes) is er geen projectoproep voor investeringen gepland geweest. Dit betrof hoofdzakelijk de projectoproep voor buurtsportinfrastructuur.

Het jaar 2024 ook het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen, een gewestbevoegdheid sinds 2001. Dit verklaart waarom het voorziene budget (2,5 miljoen) voor deze opdracht aanzienlijk hoger lag dan de voorgaande jaren.

De verhoging van de steun voor het plaatselijke personeel hangt samen met de indexering die wordt toegepast op de verschillende subsidies die in de protocollen met de gemeenten en OCMW's worden toegekend.

Het bestuur heeft de vergoeding van de slachtoffers van het noodweer van juli 2021 via de verzekeraars voortgezet. In 2024 is al bijna 1,5 miljoen uitbetaald.

IT-middelen: koers houden ondanks de beperkingen

Ter herinnering: het bestuur gebruikt al meerdere jaren de bedrijfsapplicatie SYN voor het dossierbeheer voor taken die verband houden met administratief toezicht, advies, subsidiëring en de herfinanciering van de plaatselijke besturen. Dit is de hoofdtool waar de meeste personeelsleden van BPB mee werken. Sinds de applicatie in werking werd gesteld (in oktober 2020) heeft ze een aantal aanzienlijke wijzigingen ondergaan om aan de behoeften van de gebruikers te voldoen. De meest recente wijzigingen werden aangebracht in augustus 2024.

Een evaluatie van het gebruik van de applicatie door het personeel van het bestuur leek dan ook aangewezen. Een van de doelstellingen van de evaluatie is het concrete gebruik van de applicatie te analyseren om te bepalen of er in de toekomst nieuwe vereisten moeten worden geïntegreerd om het gebruik te optimaliseren.

Naast dossierbeheer biedt SYN een krachtige zoekmachine en worden oude dossiers automatisch overgeheveld naar een digitaal archiefsysteem. In 2024 werd het “infoarchive”-systeem uitgerold, een geautomatiseerd archiefsysteem op basis van een regel gedefinieerd in overeenstemming met de archiefstandaarden. Dit maakte het mogelijk het archief van de applicatie te extraheren, om zo op termijn mogelijke vertraging te vermijden.

Nog een belangrijk aspect is de digitale relatie met onze verschillende partners. De meeste van deze uitwisselingen verlopen via het platform BOS-xchange. Helaas staat dit verouderende systeem geen nieuwe ontwikkelingen meer toe en verhindert het zelfs bepaalde updates die nodig zijn om de veiligheid van het platform te garanderen. Het systeem herschrijven wordt al overwogen sinds 2022. Om budgettaire redenen is de ontwikkeling van een nieuw platform geen optie.

Een goedkope oplossing om te overwegen is een rechtstreekse verbinding tussen het dossierbeheersysteem van de plaatselijke besturen (hoofdzakelijk BO Secretariaat) en het SYN-platform. Hoewel deze aanpak meerdere voordelen biedt, zijn er ook bepaalde beperkingen aan verbonden, met name een gebrek aan flexibiliteit, geen mogelijkheid om dit te gebruiken voor de subsidiëringsopdrachten en het ontbreken van geïntegreerde modules voor elektronische handtekeningen en tijdstempels. In 2025 zal verder worden nagedacht over de optimale combinatie van de behoeften van BPB en de plaatselijke besturen en de budgettaire beperkingen.

Tot slot werkt het bestuur ook aan een technische herziening van zijn financiële databanken. Zo zou er op gewestelijk niveau bezuinigd kunnen worden. De tests begonnen eind 2024 en de nieuwe databank zou in de loop van 2025 in gebruik genomen moeten worden.

[1] De hieronder vermelde bedragen zijn in de begroting vastgelegde bedragen, d.w.z. bedragen die zijn gereserveerd om toekomstige “uitgaven” te dekken. Dit zijn feitelijk niet de bedragen die daadwerkelijk zijn uitgegeven in 2024.