U bent hier: Home / Verzending van documenten aan BPB | Update

Verzending van documenten aan BPB | Update

De Gewestelijke Overheidsdienst Brussel begint op maandag 8 juni met de eerste fase van de opheffing van de quarantaine. In dit verband zal het loket van BPB vanaf vrijdag 12 juni gedeeltelijk worden heropend, volgens strikte procedures

De Gewestelijke Overheidsdienst Brussel begint op maandag 8 juni met de eerste fase van de opheffing van de quarantaine. In dit verband zal het loket van BPB vanaf vrijdag 12 juni gedeeltelijk worden heropend, volgens strikte procedures (zie hieronder). Voorlopig blijft telewerken echter de regel en blijven de verplaatsingen van onze medewerkers beperkt tot het noodzakelijke minimum. De verzending van de akten en briefwisseling naar BPB moet dus prioritair via het BOS-platform gebeuren, of, bij gebrek daaraan, via e-mail voor diegene die hiermee niet zijn uitgerust (herinnering aan de procedure hieronder).

1. BOS-xchange

BOS-xchange is een platform dat door het CIBG is ontwikkeld om de uitwisseling van documenten en de ondertekening van akten mogelijk te maken. Documenten die onderworpen zijn aan het administratief toezicht, worden daar neergelegd en vervolgens ondertekend door de bevoegde personen met hun eID-kaart. Daarbij geeft de beheerder van het platform een ontvangstbevestiging af en certificeert het moment van ontvangst. Het merendeel van de lokale overheden heeft al een omgeving in BOS-xchange. Aan degenen die al over deze omgeving beschikken, wordt aangedrongen hun documenten en bijlagen niet op een andere manier te bezorgen. Anders behoudt BPB zich het recht voor om geen ontvangst te accepteren.

2. Verzending per mail

Verzendingen per mail van aktes onderworpen aan het administratief toezicht worden tijdelijk toegestaan voor de weinige lokale overheden die nog geen omgeving hebben in BOS-xchange. Bepaalde regels zullen echter moeten worden gerespecteerd.

1. De zendingen worden uitsluitend naar de volgende adressen verstuurd:

pouvoirs-locaux@sprb.brussels

plaatselijke-besturen@gob.brussels

Er wordt automatisch een ontvangstbevestiging afgegeven. De ontvangstbevestiging vormt dus geen kwaliteitscontrole van de verzending. Eventuele ontbrekende onderdelen zullen achteraf worden gevorderd.

2. Per akte zal een aparte e-mail worden verstuurd.

3. Het onderwerp van het e-mailbericht wordt altijd voorafgegaan door de unieke identificatiecode van de beslissing. Ter herinnering: de identificatiecode begint met de code van de instelling in drie cijfers, vermeldt de datum van het besluit, het orgaan en het nummer van de orde van de dag.

4. Het afschrift van de akte wordt ondertekend door de bevoegde personen, de burgemeester, de schepen, de voorzitter van de Raad, enz. en de secretaris door middel van hun identiteitskaart. Voor degenen die nog niet bekend zijn met de bpost procedure, laat de volgende handleiding zien hoe het moet (https://youtu.be/wNYbK4ur8WY).

5. In de tekst van het bericht worden alle bijgevoegde documenten opgesomd. Bovendien wordt elke lokale overheid uitgenodigd om een e-mailadres mee te delen dat BPB kan gebruiken voor haar contacten met hen. U zult in de huidige context begrijpen dat deze mededeling van het grootste belang is.

3. Het loket

Het loket van Brussel Plaatselijke Besturen zal vanaf vrijdag 12 juni opnieuw worden geopend, onder de volgende voorwaarden:

1. Het loket is open op dinsdag en vrijdag, van 10.00 tot 12.00 uur en van 14.00 tot 16.00 uur, verplicht op afspraak. Dossiers of bewijsstukken die moeilijk te verzenden zijn via BOS of e-mail, kunnen daar worden ingediend.

2. De afspraak moet uiterlijk om 10 uur 's ochtends vóór de indiening per e-mail worden aangevraagd bij BPLIndicateur@sprb.brussels. BPB stuurt u een bevestiging van uw uur van afspraak per mail. Afhankelijk van het aantal personen kan BPB u vragen om uw tijdstip van afspraak te wijzigen.

3. De bezorgers zullen zich op het afgesproken tijdstip aan het onthaal van het City Center aanbieden. Het dragen van een masker is verplicht voor de bodes in het hele gebouw. Aangezien dit masker niet verstrekt wordt, moeten ze met een dergelijk masker worden voorzien. Bovendien moet er een register worden ingevuld. Toegang tot het gebouw zonder zich aan te bieden aan het onthaal is strikt verboden.

4. Het indienen van rekeningen is enkel mogelijk op dinsdag. Naast het deponeren van papieren exemplaren worden de lokale overheden ook uitgenodigd om de rekeningen parallel via BOS-xchange door te sturen. Dit vermijdt tijdrovend handmatig scannen, en dus extra verplaatsingen van personeel naar onze lokalen.

4. bpost

BPB ontvangt de post die door bpost wordt verstuurd. Indien voor deze procedure wordt gekozen, wordt echter geen ontvangstbevestiging afgeleverd.

gearchiveerd onder: