U bent hier: Home / FAQ over de toezending van documenten aan BPB

FAQ over de toezending van documenten aan BPB

1. BOS-xchange wordt momenteel enkel gebruikt voor de stukken die moeten worden bezorgd aan het bestuur dat verantwoordelijk is voor het toezicht. Kan dit platform worden gebruikt voor alle naar BPB te verzenden documenten?


2. Hoe op brieven van BPB antwoorden? Via e-mail (generiek adres plaatselijke-besturen@gob.brussels)? Via de post? Via BOS-xchange? Zo ja, hoe?


3. Werden er technische oplossingen gevonden voor de grootte van de bestanden en om een overdracht toe te laten, ongeacht het soort formaat (wetende dat momenteel enkel het .pdf-formaat toegelaten lijkt te zijn)?


4. Wat de elektronische handtekening betreft, worden de met Adobe Acrobat Reader ondertekende documenten door BPB in de huidige context aanvaard, ook als dit geen gekwalificeerde handtekening is (de tijdsregistratie kan namelijk worden vervalst)?


1. BOS-xchange is geconfigureerd voor het ontvangen van stukken van plaatselijke besturen die de bevoegde personen op het platform ondertekenen. Dit platform dient als een derde certificeerder op het moment van ondertekening. Als er een deliberatie met bijlagen moet worden opgestuurd, zij het bijvoorbeeld om een subsidie aan te vragen, kan het bestuur deze overdracht bijgevolg beheren. Dit zal trouwens rechtszekerheid bieden aan de verzenders. Daar een terugzending via hetzelfde kanaal helaas nog niet operationeel is, zijn enkel antwoorden via e-mail mogelijk.


2. Louter informatieve uitwisselingen kunnen plaatsvinden via de mailbox plaatselijke-besturen@gob.brussels of, indien nodig, via het op de brief vermelde adres.

Wat een verzending via post betreft, deze oplossing is minder snel en risicovoller in de huidige context. Wat postverzendingen betreft, al dan niet aangetekend, is de enige garantie die het bestuur kan geven de garantie dat deze brieven pas zullen worden gelezen van zodra de lockdownmaatregelen dit toelaten.

BOS-xchange is een derde certificeerder die, met zekerheid voor alle partijen, de inhoud van een verzending geeft, alsook het moment van verzending en de vereiste handtekeningen. Als er enkel informatie dient te worden uitgewisseld zonder dat er aan deze beperkingen moet worden tegemoetgekomen, volstaan verzendingen via e-mail.


3. Het enige probleem met de grootte dat tot op heden werd ondervonden, heeft te maken met overheidsopdrachten. De platformen e-Procurement en e-Tendering, die voortaan gebruikt worden om overheidsopdrachten te digitaliseren, voorzien immers in een limiet per document (80 megabytes) en per verzending (350 megabytes). Het CIBG, de beheerder van het platform, heeft zich aan deze limiet aangepast. De hypothese van nog omvangrijkere documenten zou ongetwijfeld het gevolg zijn van een slecht beheer of een gebrek aan kennis (bijvoorbeeld: documenten die heel wat high definition foto's of filmpjes omvatten). Dergelijke documenten moeten naar meer redelijke groottes kunnen worden teruggebracht.

Wat het .pdf-formaat betreft, gaat het om een door BPB aan het CIBG opgelegde beperking. Dit heeft zo zijn redenen, in dit geval twee. Enerzijds kan het formaat door iedereen worden gebruikt en herkend. A priori kan ieder met eender welke software voorbereid document in .pdf-formaat worden opgeslagen. Anderzijds is hierdoor een ondertekening per certificaat mogelijk, waardoor elke poging tot vervalsing aan het licht wordt gebracht. Het platform is een webservice voor de uitwisseling van documenten, en geen werkruimte. Als er werkdocumenten in spreadsheet- of tekstverwerkingsformaten moeten worden verzonden, moet er voor een ander kanaal worden geopteerd.


4. In deze crisisperiode vertrekt het bestuur van het principe dat de plaatselijke besturen niet trachten te vervalsen. Het moment van ondertekening is overigens niet het element dat de termijn doet starten, , dit gebeurt namelijk op het moment van ontvangst.

Het adres plaatselijke-besturen@gob.brussels werd geconfigureerd om een automatische ontvangstbevestiging af te leveren. Deze bevestiging dient, indien nodig, als ontvangstbewijs. Beide partijen ontvangen dit. De .pdf-documenten die via het certificaat van de eID van de gemachtigde personen worden ondertekend, zullen bijgevolg worden aanvaard. Als er geen papieren versie meer kan worden ingediend bij een loket, legt het principe van continuïteit van de openbare dienstverlening ons immers op in een alternatief te voorzien.

E-mails waaraan scans van de geschreven handtekening van de ondertekenaars zijn bijgevoegd, met een verklaring van de verzender dat de kopie conform is, zullen daarentegen geen enkele waarde hebben.